Ekerö kommun fortsätter sin stora satsning inom ramen för 24-timmarsmyndigheten som syftar till att effektivisera sitt interna arbete och ge kommunens medborgare bättre service. Ett viktigt mål blir att öka sökbarheten inom den kommunala organisationen. För att leva upp till det målet har man beslutat sig för att digitalisera all information så långt det är möjligt.
- Det här innebär att all inkommande post skannas in på den plats där handlingen har mottagits, och sedan transporteras vidare i systemet för vidare behandling. Systemet stödjer sedan mottagande och spridning av olika typer av handlingar till olika målgrupper och i olika forum, oavsett var i processen dokumentet befinner sig. Dessutom är systemet helt intuitivt, förklarar Kristoffer Lundegren, vice vd och operativ chef på Atea Information Management AB.
Dokumentet hanteras av systemet från det att det inkommit tills det arkiveras. Meningen är att alla kallelser, protokoll och handlingar skall kunna publiceras och göras sökbara på kommunens webbplats. Alla förvaltningsrättsliga krav kommer att tillgodoses, liksom offentlighetsprincipens stadganden om tillgång till allmänna handlingar. Även kraven om sekretess, hantering av personuppgifter enligt PuL (Personuppgiftslagen), samt arkivlagens krav kommer att efterlevas med den nya lösningen.
Med Ateas team installerar nu Ekerö kommun EBI Systems produkt PLATINA som är utvecklad och anpassad för den svenska marknaden med svenska offentliga sektorns krav, och från kommunens sida har man deltagit aktivt i projektet.
- Vi har investerat mycket tid i det här projektet. Men vi ville ha ett dynamiskt system som anpassar sig efter våra behov. I en liten organisation som vår är man väldigt personberoende. Därför var det särskilt viktigt för oss att kunna säkerställa kompetensöverföringen mellan våra medarbetare. På lång sikt kommer vi även att spara resurser eftersom vi i och med detta effektiviserar vår administration, konstaterar Ann-Cathrine Bergström, kommunexpeditionschef på Ekerö kommun.
För mer information, kontakta:
Kristoffer Lundegren, v vd och operativ chef Atea Information Management AB, +46 (0)
733-671601,
kristoffer.lundegren@atea.comAnn-Cathrine Bergström, kommunexpeditionschef, Ekerö kommun, +46 (0)
73-6604104,
ann-cathrine.bergstrom@ekero.se